Tekst Karin van der Graaf
Foto Wim van Beek

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heeft onlangs de Digitale Werkplek Rijk (DWR) in gebruik genomen. Een complex migratietraject dat door intensieve samenwerking tussen de IND, Defensie Materieel Organisatie (DMO) en SSC-ICT tot stand is gekomen. Margreet Meijer, hoofd ICT bij de IND, is blij met deze stap: ‘Het was belangrijk voor de IND om te investeren in onze werkplekomgeving en deze verder te moderniseren.’

Freek Stellaard, projectleider bij de IND, vult aan: ‘We stonden voor de vraag wat te doen met onze werkplek. We gebruikten nog Windows XP en daarnaast waren er investeringen nodig op het gebied van ICT en mobility. De wereld om ons heen had iPhones en tablets, terwijl wij nog werkten met BlackBerry telefoons. Via een business case hebben we gekeken of we in de huidige situatie gingen investeren of een werkplek zouden afnemen die binnen het Rijk wordt geleverd. De DWR van SSC-ICT bleek het beste te passen bij de IND qua inrichting, beheersbaarheid en beheer.’

Met vallen en opstaan zijn we doorgegaan."

Complexe migratie

De IND-omgeving moest worden gemigreerd van de W-IND omgeving naar de Digitale Werkplek Rijk. ‘Voor ons was het belangrijk dat de dienstverlening aan de klanten van de IND kon blijven draaien’, vertelt Freek. ‘Maar ook onze primaire applicatie INDIGO met ondersteunende functionaliteit van de werkplek moest beschikbaar blijven. Daarom werden beide omgevingen tijdens de migratie voortdurend gesynchroniseerd. Door de complexiteit van dit traject is dat helaas niet altijd even goed gelukt. Wij hebben als IND bijvoorbeeld te maken met de archiefwet. Alleen al in de mailomgeving hebben we ruim 100 miljoen items die allemaal zijn gemigreerd, grote aantallen gebruikers met ieder heel veel data.’ Daarom is gekozen voor een stapsgewijze migratie:per keer gingen zo’n 300 gebruikers over van W-IND naar DWR. De hele operatie heeft 9 maanden geduurd.’

De keuze voor het migratiescenario was moeilijk met drie partijen die elk een eigen belang hadden. Daarom stagneerde eind 2015 de voortgang en was een herbezinning noodzakelijk. Met hulp van een mediator zijn de meningsverschillen uitgesproken en zo kon begin 2016 een herstart worden gemaakt. Margreet laat weten: ‘De herstart was erop gericht om ieders positie weer helder te krijgen en de gezamenlijke focus centraal te stellen. Met vallen en opstaan zijn we doorgegaan door ons telkens te focussen op de stip aan de horizon.’

Samenwerking

De 3 partijen werkten samen in een projectmatige aanpak. IND als opdrachtgever, SSC-ICT als opdrachtnemer en DMO als latende partij. ‘De aanwezigheid van DMO was essentieel’, laat Freek weten. ‘Zij leverden sinds 2003 dienstverlening aan de IND en kennen daarom alle ins en outs.’ Margreet vult aan: ‘Zo konden we continu met alle partijen afstemmen. De DWR-omgeving bleek goed te passen bij onze systemen en op basis daarvan hebben we gezegd, we kunnen deze slag slaan met elkaar.’ Freek geeft aan dat de samenwerking tijdens de migratie goed is geweest: ‘Toch was het in de aanloop best lastig om keuzes te maken van over onder meer beheersbaarheid en doorlooptijd. We wilden allemaal verder en soms heb je dan pittige gesprekken.’

Margreet spreekt over een project met ups en downs: ‘Maar dat hoort erbij. Soms moesten we even pas op de plaats maken, maar we bleven op alle niveaus met elkaar in gesprek. Ook nu hebben we nog veel gesprekken over verwachtingen naar elkaar toe. Zo’n grote dienst afnemen, die zo cruciaal is voor onze dienstverlening, dat is nieuw. Dat betekent dat we van beide kanten moeten investeren in die samenwerking. Dat kost tijd, daar moeten we nog stappen in maken, maar de bereidheid is er.’ Elly Romanesko, programmamanager bij SSC-ICT voor de implementatie DWR bij de IND, sluit zich daarbij aan: ‘Het was een boeiend en leerzaam traject. Met veel hoogtepunten, dieptepunten en vooral doorzettingsvermogen hebben wij samen deze migratie uiteindelijk voor elkaar gekregen.’

Mijn complimenten aan alle mensen die de afgelopen jaren aan dit traject hebben gewerkt."

Complimenten

Ondertussen maken de IND-medewerkers gebruik van de Digitale Werkplek Rijk. ‘De werkplek op zich is niet anders, maar als je kijkt naar de extra faciliteiten, dan is dat echt een verbetering’, vertelt Margeet. ‘Denk aan de overgang van de BlackBerry telefoon naar de iPhones en de mogelijkheid om gebruik te maken van de thuiswerkomgeving Flex2DWR. Daar zijn onze medewerkers heel blij mee. En met de DWR kunnen we nu ook gebruik maken van het documentmanagementsysteem DigiJust en van het financieel systeem Leonardo.’ Freek vervolgt: ‘Ik wil graag nog opmerken dat er vanuit alle partijen heel hard is gewerkt. We moesten af en toe op de tanden bijten, maar we hadden steeds de horizon in het vizier.’ Margreet: ‘Ik sluit mij daarbij aan, ook mijn complimenten aan alle mensen die de afgelopen jaren aan dit traject hebben gewerkt.’