Tekst Cindy van Raam
Foto Janec van der Lans

Een Lean-sessie inzetten om met onze opdrachtgever meer op één lijn te komen: een ongebruikelijk middel, dat zeker wel effectief bleek te zijn. Peter Nuijten, teammanager functioneel beheer Diensten Centrum, ministerie van Justitie en Veiligheid/Bestuursdepartement (JenV) en Mike de Bruijn, teammanager packaging Rijkswerkomgeving SSC-ICT hebben de stap gewaagd. Zij vertellen over deze bijzondere ervaring.

Wat is een Lean-sessie?

Lean is erop gericht om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling. Door verspilling te elimineren gaan de operationele kosten omlaag, wat in het algemeen leidt tot een verbetering van het bedrijfsresultaat.

Waarom hebben jullie gekozen voor een Lean-sessie?

Mike: ‘Eigenlijk hebben we twee Lean-sessies gehouden. Begin 2017 deed ik een Yellow Belt training. Als opdracht hiervoor heb ik een waardestroom van een proces gemaakt. Met een waardestroom maak je eventuele knelpunten inzichtelijk en zie je precies waar verbeteringen nodig zijn binnen dit proces. Ik heb toen voor het proces releasemanagement voor JenV dienstencentrum gekozen. Peter en ik werkten toen al nauw samen. De tweede waardestroom-sessie hielp ons om te kijken of we daadwerkelijk verbeterslagen gemaakt hebben en het proces beter verloopt.’

Peter vult aan: ‘Als dienstencentrum zijn wij de brugfunctie tussen SSC-ICT en onze business. Wij vertegenwoordigen en dragen zorg voor onze JenV-medewerkers. Om dit goed te doen vind ik het belangrijk om partnerships aan te gaan met onze leveranciers. Daarnaast lag er een behoorlijke uitdaging op het gebied van patch- en releasemanagement. Op een of andere manier vonden we het lastig elkaar te vinden. Uiteindelijk hebben we het met één Lean-sessie opgepakt samen met Mike en zijn collega Bas Arendse. Een Lean-sessie is normaal gesproken niet iets wat we vanuit SSC-ICT direct met opdrachtgevers doen. Maar omdat de samenwerking zo nauw was en wij ons midden in het proces bevonden, hebben we de stap toch gewaagd. En het bleek een goede stap te zijn.’

Welke verbeterpunten zijn jullie tegengekomen?

Mike: ‘De documentatie en de processen waren niet duidelijk.’ Peter vult aan: ‘Er zijn heel veel stapjes in zo’n updateproces. SSC-ICT is een grote organisatie met veel verschillende teams. Wij hadden het beeld dat deze teams soms op elkaar aan het wachten waren. Daarnaast willen wij als dienstencentrum veel dingen niet doen. Hier bedoel ik mee, dat onze collega’s veel testwerk van SSC-ICT deden of overdeden. Dit kost veel tijd doorlooptijd en is ook niet ons werk. Door de Lean-sessie werd duidelijk wie nu wat doet en waarom. Mike lacht en zegt: ‘En je was gelijk enthousiast.’

Mike de Bruijn: 'We spreken nu een uniforme taal die we alle twee begrijpen.'

Wat was de grootste eyeopener tijdens de sessie?

Mike: ‘Het verschil tussen stappen en fases. Peter had het over fases zoals: plan-, ontwikkel-, test-, acceptatie- en implementatiefase. Wij werken in ‘stappen’. Toen dat verschil eenmaal duidelijk was gaf dat wederzijds begrip. We spreken nu een uniforme taal die we alletwee begrijpen. Peter: ‘Het blackbox-gevoel is bij ons weggenomen. We hebben de mensen leren kennen die achter de schermen werken. Dat vond ik ontzettend leuk. Het draait tenslotte om samenwerking. We vinden elkaar nu en dat is een belangrijke stap. Je groeit naar elkaar toe. Dat is het partnership wat wij als JenV zo belangrijk vinden. De Lean-sessies hebben hier zeker aan meegeholpen.’

Peter Nuijten: 'We vinden elkaar nu en dat is een belangrijke stap. Je groeit naar elkaar toe. Dat is het partnership wat wij als JenV zo belangrijk vinden. De Lean-sessies hebben hier zeker aan meegeholpen.’

Wat zijn concrete vervolgacties?

Mike: ‘Het in ‘1x goed’ percentage is flink omhooggegaan.’ Peter: ‘Precies. De updates zijn steeds beter. Je ziet daar een enorme verbeterslag in. Peter: ‘Daarnaast zetten we nog een stap met documentatie. Ook zijn we nog op zoek naar een stukje coördinatie over de keten.’

Peter sluit af: ‘De mooiste uitkomst van de sessie is dat het proces nu voor beide partijen duidelijk is. En dat dingen in 1 keer goed gaan nu. Wij zeggen niet meer wat er gedaan moet worden. SSC-ICT is nu degene die dat zegt. En zo hoort het ook. En natuurlijk de komende borrel met alle mensen die hard gewerkt hebben naar het punt waar we nu zijn.’

De afdeling Rijkswerkplekomgeving (RWO) onder leiding van Dirk Verweij is bezig om te kantelen. De toegevoegde waarde hiervan ten behoeve van releasemanagement met Windows as a service is dat zaken transparanter en voorspelbaarder worden. Voor goed releasemanagement worden termen als DevOps en Automation werkelijkheid. Nieuwe releases worden meegenomen in maandelijkse scrum sprints om zo de N-1 (maximaal maar 1 versie achter lopen) doelstelling voor JenV te garanderen.