Tekst Karin van der Graaf
Foto Wim van Beek

Een kabinetswisseling is altijd spannend. Met de komst van kabinet Rutte III is er een nieuw departement bijgekomen (LNV) en zijn drie departementen van naam gewijzigd (EZK, JenV en IenW). Daarnaast zijn verschillende portefeuilles ondergebracht bij een ander departement, waardoor directies, afdelingen en medewerkers moeten worden verplaatst. Programmamanager Elly Romanesko heeft van Sylvia Bronmans, directeur SSC-ICT begin november de opdracht gekregen om het programma Kabinetswisseling 2017 op te starten.

Nieuw voor deze kabinetswisseling was dat alle Shared Service Organisatie’s (SSO’s) in opdracht van het directoraat-generaal Vastgoed en Bedrijfvoering Rijk (DGVBR) gevraagd zijn nauw samen te werken om zo de departementen optimaal te ondersteunen. Zo is het VBR-transitieteam opgericht onder leiding van Irene van Munster (directeur UBR), waarmee –in samenwerking met alle SSO’s (P-Direkt, FMH, RVB, UBR en Doc-Direkt)– vanaf het eerste uur geschakeld kon worden. Ook is afstemming met DICTU gezocht.

Elly: ‘Door de samenwerking met de andere SSO’s en DICTU wisten wij elkaar vanaf het eerste uur te vinden en was er sprake van een snelle start in de eerste maand. De departementen waren ook erg tevreden over de snelheid waarmee SSC-ICT de ministersploeg heeft kunnen voorzien van een account en devices’.

Grote puzzel

Wat bracht de kabinetswisseling verder met zich mee? Elly vertelt: ‘Vooral bij IenW veranderde er veel. De portefeuille van ruimtelijke ordening zou naar BZK komen met een grote groep mensen. Daarnaast ging een gedeelte van Klimaat naar Economische Zaken (EZ) dat Economische Zaken en Klimaat (EZK) gaat heten en hebben we de naamswijzigingen van IenW en JenV. Voor JenV moesten wij ook nog de domeinnaam zien te verwerven. Verder zijn er vanuit het transitieteam werkafspraken gemaakt over het opdrachtgeverschap en de financiering vanuit de departementen, ook voor de rijksbrede generieke diensten die SSC-ICT beheert.’

Op enkele wijzigingen na is de content op websites, DocGen, Rijksportaal en bureaubladen al aangepast.

IenW-medewerkers overgeplaatst

Per 1 maart 2018 is de formele overgang van medewerkers van het ene ministerie naar het andere afgerond. Voor deze medewerkers betekent dit een reorganisatie van het departement met een plaatsingsbesluit dat in P-Direkt wordt doorgevoerd, laat Elly weten. ‘Deze medewerkers behouden nog tijdelijk hun oude account en rechten op applicaties bij het oude departement, zodat SSC-ICT de data, e-mail en devices kan overplaatsen. Voor de grotere groep medewerkers vanuit IenW naar BZK heeft SSC-ICT de verplaatsing van het ene identity management systeem (IDM) naar het andere geautomatiseerd.’

Impact naamswijzigingen

Voor de twee naamswijzigingsprojecten die het verzorgingsgebied van SSC-ICT raken, IenW en JenV, zit de impactanalyse in de eindfase. Elly: ‘Dit betekent dat we één overkoepelende Project Start Architectuur (PSA) hebben opgesteld. Daarnaast wordt de impact op de gehele keten geanalyseerd en wordt er een globaal draaiboek voor de wijziging opgesteld: één voor IenW en één voor JenV. We staan nu aan de vooravond van de initiatiefase waarin een Project Initiatie Document (PID) en het detail draaiboek opgesteld worden.'

Robert is projectmanager voor de naamswijziging bij IenW en Marco voor JenV. Robert: ‘Deze naamswijzigingen hebben impact op een lange keten van identitymanagement tot generieke en klantspecifieke systemen. Wij brengen nu in kaart wat de impact is op de systemen die wij beheren, de generieke rijksbrede systemen zoals SWF en SSon Rijk (Single Sign-on) en aantal klantspecifieke systemen zoals het IdM-systeem. Aan de andere kant doet IenW dat voor de klantspecifieke applicaties die zij aanbiedt aan haarwerknemers. Als we alles beschikbaar hebben, schrijven we een PID en draaiboek voor de feitelijke wijziging in de keten.’ Marco lacht: ’En zo ga ik van VenJ naar JenV.

Draaiboek

Marco laat weten dat hij het projectplan half juli klaar denkt te hebben: ‘Daarna volgt de uitvoering volgens een gedetailleerd draaiboek. We doen dat waarschijnlijk in stapjes om de risico’s te beperken en de impact bij gebruikers te minimaliseren.’ Robert: ‘Ik hoop na de zomer te kunnen starten met het doorvoeren van de wijziging. Ook wij kijken of we dat in één keer doen of in batches.’ Elly: ‘Met het VBR-transitieteam zitten we nu in de evaluatiefase. We willen graag het IdM-stelsel meer stroomlijnen en e-mailonafhankelijk maken maar,dat is nog toekomstmuziek. ’ Marco vult aan: ‘We proberen er een goed draaiboek aan over te houden voor de volgende wissel.’ Elly sluit af: ‘Het inventariseren bij zo’n klus blijft wel noodzakelijk, want de wereld ziet er over 3,5 jaar weer anders uit dan nu.’