‘Snelheid en kwaliteit, dat is wat de opdrachtgever gaat merken’. Luc Verstegen, teammanager ECM FileNet en Otto Smook, programmamanager, vertellen over het programma Delivery FileNet. Dit programma moet de dienstverlening voor documentmanagementsystemen verbeteren.  

Wat is FileNet?

FileNet is een documentmanagementsysteem waarin versiebeheer, toegang tot documenten en specifieke autorisatie centraal staat. Dit platform is volledig in te richten volgens de wensen van de opdrachtgever. Luc legt uit: ‘FileNet is een product van IBM dat documentmanagementfunctionaliteit biedt. Je moet dan denken aan functies voor het opslaan van documenten, toegangsbeheer, versiebeheer en archivering. Ook is het mogelijk om werkstromen te koppelen aan de documenten. Voorbeelden van systemen die binnen mijn team worden beheerd en (door)ontwikkeld zijn DigiJust van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en Digidoc, wat wordt gebruikt bij de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Financiën. Subsidieplein en Marjolijn van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) worden alleen door ons beheerd.

Otto vult aan: ‘De ministeries hebben ieder een eigen inrichting van hun documentmanagementsysteem waardoor het beheren en (door)ontwikkelen van deze systemen kostbaar is. Bovendien is FileNet-expertise schaars. Helaas merken onze klanten dat ook. Het programma Delivery FileNet is opgestart om de werkwijze voor het beheer en de doorontwikkeling te uniformeren en efficiënter te maken. De langetermijndoelstelling is om gezamenlijk met onze klanten toe te werken naar één systeem.

Uniform platform voor de verschillende klantsystemen

In de eerste fase wordt gewerkt aan het uniformeren van het platform en de beheer- en ontwikkelprocessen. Bovenop dit platform worden dan de bestaande klantsystemen zoals bijvoorbeeld Digidoc en DigiJust beschikbaar gesteld. ‘De basis is dus gelijk’, gaat Otto verder, ‘door de komst van zo’n platform wordt het beheren en het bouwen van documentmanagementsystemen een stuk eenvoudiger. SSC-ICT kan hiermee in de toekomst snel een documentmanagementsysteem opzetten voor de verschillende opdrachtgevers.’

‘Precies’, vervolgt Luc, ‘hoe eenvoudiger wij kunnen bouwen, hoe meer profijt onze klanten ervan hebben. Klanten moeten nu vaak lang wachten op nieuwe functionaliteiten, releases duren lang. Ons doel is om daar meer vaart in te krijgen waarbij een belangrijk bijkomend resultaat is dat we meer onderlinge synergie creëren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.’

Weg met ellenlange draaiboeken

Otto: ‘Om het opleveren van een nieuw platform te versnellen, versterken we de samenwerking met andere interne afdelingen. Een voorbeeld hiervan is de start van een deelproject om de virtuele servers sneller te kunnen leveren. Handmatige stappen worden daar waar mogelijk geautomatiseerd. Dit heet automation. Ellenlange draaiboeken die met de hand uitgevoerd worden behoren dan tot het verleden en ook de kans op fouten wordt flink gereduceerd.’

Opdrachtgever heeft flinke vinger in de pap

Het programma wordt gesponsord door vertegenwoordigers van de verschillende stakeholders. De sponsorgroep is nauw bij het project betrokken en bestaat uit verschillende opdrachtgevers van de ministeries (VWS, Doc-Direct, JenV en SSC-ICT).

Binnen zo’n sponsorgroep is het natuurlijk zoeken naar de juiste balans. Je praat met verschillende stakeholders die uiteenlopende belangen hebben, en een beperkt budget. Otto: ‘Dat vond ik best lastig. Maar aan de andere kant levert dit wel mogelijkheden voor een betere samenwerking met en tussen de opdrachtgevers op.’