Tekst Cindy van Raam
Foto Margreeth Simons, Harry Bouwmeester, Kevin Kraaijkamp, Dino Omerovic, Raymond van der Schaft-Pelupessy, John Jangbahadoor, Elly Romanesko, Ruud Vetter (Foto: Wim van Beek)

Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft ongeveer 140 locaties wereldwijd. In samenwerking met SSC-ICT wordt de ICT-ondersteuning voor al deze locaties geoptimaliseerd en verbeterd. Elly Romanesko, projectmanager, vertelt over het project Modernisering I-management posten BZ, dat als doel heeft om de zelfredzaamheid van medewerkers op buitenlandse locaties te bevorderen.

Elly: ‘Op rijkslocaties in het buitenland is de medewerker gebruikersondersteuning (de GO-er) de schakel tussen de locatie en IT-ondersteuning vanuit Nederland. Zo beheert hij de serverruimte, sluit een nieuwe werkplek aan, en handelt bijvoorbeeld in geval van een incident. In geval van een incident neemt de medewerker contact op met de servicedesk SSC-ICT. Als het bij SSC-ICT duidelijk is om wat voor storing het gaat, ondersteunen we de medewerker op afstand. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat deze medewerker een serviceruimte moet betreden om daar technische handelingen te verrichten. Maar ook het omgaan met storingen rondom telefonie of een cryptobox (voor hoog beveiligde netwerken) is hulp op afstand nodig.’

Aan de hand van een RACI-model zijn alle activiteiten voor de GO-er op de posten uitgewerkt met daarbij ook de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen. Elly: ‘Deze processen zijn verder uitgewerkt in een vernieuwd "GO manual" waarin precies staat omschreven hoe de GO-er kan handelen naar betrokken partijen in geval van een incident of het aansluiten van een nieuwe werkplek. Ook de handleidingen voor het gebruiken van de hardware en het beheer van de serverruimten zijn up to date gemaakt en beschikbaar via de GO manual.’

Workshops met hands-on mentaliteit

Elly: ‘In totaal volgden 160 medewerkers van 25 tot en met 28 november het opleidingsevent om zich het “GO manual” eigen te maken. Onze IA&T’ers en servicedeskmedewerkers verzorgden de workshops. Voor de workshop “Serverroom” had SSC-ICT de hardware die op de posten in serverruimtes staan, beschikbaar gesteld. De aanwezigen konden op deze manier goed ervaren wat zij met verschillende apparaten kunnen doen. Naast deze workshop werd ook een workshop gegeven over de werkwijze van de servicedesk. Ook het beveiligingsbelang van een goed beheer van de toegang tot een serverruimte is aan bod gekomen tijdens de workshops. Het belang van goede logging van uit te voeren werkzaamheden in de serverruimte en het toezicht daarop is uitgelegd en onderstreept. We hebben positieve reacties ontvangen. De medewerkers vonden de workshop leerzaam en waren blij dat deze werden georganiseerd.’

De IA&T dienstverlening wordt beëindigd

De Informatisering, Automatisering en Techniek (IA&T) op 8 posten komt te vervallen. BZ heeft gekozen voor een regionale aanpak op basis van beveiligings-analyse. Om deze reden is een nieuwe functie ‘Informatiemanagement en ICT Beveiligingsspecialist’ gecreëerd. Elly: ‘Met deze functie kom je in dienst bij BZ en word je per regio ingezet. Als gevolg van deze nieuwe functie wordt de dienstverlening ter plaatse op buitenlandse locaties beëindigd per juli 2020. Medewerkers van SSC-ICT die hier nog werken, keren terug naar Nederland. SSC-ICT en BZ zetten zich in om deze medewerkers te helpen hun loopbaan een vervolg te geven, eventueel in combinatie met een opleiding. Voor ons is het belangrijk dat deze medewerkers leuk nieuw werk krijgen. BZ voelt zich hier ook verantwoordelijk voor. Er worden hierover gesprekken gevoerd.’