Tekst Hedar al Haddad
Foto Wim van Beek

Een vrij bureau vinden aan het begin van je werkdag is niet altijd even makkelijk. SSC-ICT heeft hiervoor de Plekchecker ontwikkeld, een handige app om snel een vrije werkplek te vinden. Je ziet in één oogopslag waar je per bouwdeel, verdieping en voorkeursgebied kunt werken. Na de introductie bij de rijksgebouwen Rijnstraat 8 en de Resident, kunnen medewerkers van Economische Zaken en Klimaat (EZK), Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) in Utrecht nu ook gebruik maken van deze handige app.

Projectleider Olav Zuijdam is betrokken geweest bij de implementatie van de Plekchecker bij EZK, LNV en IGJ: ‘Deze drie departementen zijn gelijktijdig gestart met de app. Het traject was een behoorlijke uitdaging. De verantwoordelijkheid voor aansturing van de beheerpartijen was onduidelijk. Want stel dat de app verkeerde informatie geeft, wie is er dan verantwoordelijk voor de herstart van de app?’

User interface

Een user interface is een grafisch vormgegeven schil waarmee gebruikers en apparaten met elkaar kunnen communiceren.

Lessons learned van implementatie Rijnstraat 8

‘Tijdens de start van de app in Rijnstraat 8, ontbrak het de app aan stabiliteit en een ‘intuitieve user interface’. Ondanks dat deze punten inmiddels grotendeels zijn verholpen, is zeker nog ruimte voor doorontwikkeling. Product owner Victor Gevers gaat hiermee aan de slag’, aldus Olav. 

Contrasten

‘De berichten vanuit de klant zijn over het algemeen positief. Daarentegen geven de metingen aan dat veel mensen de app nog niet gebruiken. De vraag is of dit door de app komt of doordat er niet genoeg vraag naar is. Dit zijn we nu aan het uitzoeken. Ook zien we dat medewerkers dagelijks op dezelfde flexplek werken. Een uitzondering is IGJ in Utrecht: daar is 1 werkplek voor elke 2 medewerkers, en is het altijd zoeken naar een werkplek. De Plekchecker is daar ontzettend welkom. Het detailniveau, zoals een overzicht van beschikbare kamers, is hier enorm belangrijk. Bij EZK en LNV is gekozen om vrije zones te laten zien in de app. Dit contrast met IGJ maakt de implementatie juist interessant.’

Olav is trots op de samenwerking met de klanten. ‘De livegang is positief beoordeeld tijdens de evaluatie, alhoewel niet alles even vlekkeloos verliep. Dat betekent voor mij dat we de klant goed op de hoogte hebben gehouden tijdens het traject en ze hebben betrokken bij het verhaal.’

Product owner Victor Gevers bepaalt welke nieuwe functionaliteiten kunnen worden toegevoegd aan een applicatie.

Muizen

Victor: ‘Het innovatieteam gaat verschillende types sensoren testen op betrouwbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid. De meest nauwkeurige type sensor is een kastje onder de bureaus. We zien bij onze testen dat er een hoge werkplekbezetting is tussen half 2 en half 4 ‘s nachts. Dit zijn muizen die in de nacht op zoek gaan naar eten. Deze muizen komen af op de kruimels van lunch of tussendoortjes die medewerkers eten op de werkplek. Sommige sensoren meten ook CO2, temperatuur en geluid. Zo kunnen de eindgebruikers filteren op hun voorkeur en op welke werkplek ze willen zitten.’

Usergroep

Victor: ‘Als je een succesvol product wilt hebben, heb je een gebruikersgroep nodig die heel kritisch kijkt en aangeeft wat wel of niet goed werkt en welke functionaliteit ze verwachten. Ook is het belangrijk dat mensen het aangeven als informatie niet klopt. Met deze terugkoppelingen kunnen we gelijk handelen en het probleem oplossen. De gebruikersgroep kan dit makkelijk melden met een simpele swipe naar rechts in de app. De mensen die zo’n melding maken zijn namelijk je expertgebruikers. Dat houdt in dat zij de app meer dan gemiddeld gebruiken.’

Van Plekchecker naar rijkscampus-model

Victor krijgt veel vragen over de privacy van medewerkers als het gaat om het gebruik van de Plekchecker. Victor: ‘Wij schenden niemands privacy als we checken of een werkplek bezet is of niet. We slaan geen persoonlijke gegevens op, maar meten alleen beweging op de werkplek.'

Victor sluit af: ‘Er zijn plannen om de Plekchecker in 2020 geschikt te maken voor een rijkscampus- model. Bij dit model maakt het niet uit in welk rijksgebouw je bent. Op het moment dat je een gebouw binnenloopt, geeft het gebouw een signaal naar jouw telefoon af met informatie hoe druk het is. Als je van tevoren je voorkeuren aangeeft, dan geeft de app een advies over beschikbare ruimten en voorzieningen binnen het pand.'   

Victor Gevers, Product owner