Management en Organisatie

Servicedriehoek goed implementeren qua werkwijze, sturing en instrumenten

De bezetting van de servicedriehoeken voor de interne samenwerking tussen service-eigenaren, delivery en klantmanagement is op alle domeinen ingevuld. De driehoeksoverleggen zijn ingericht en operationeel en worden continu verbeterd door evaluatie en het oppakken van verbeterpunten. Servicestrategieën zijn gedeeld met onze klanten en de onderliggende roadmaps voeren we uit.

Harmonisatie van werkwijzen: één procesorganisatie, uniforme processen en tooling. Eén werkplek en één beheeromgeving (IT4IT)

De rollen in de procesorganisatie zijn ingevuld en worden uitgevoerd. De 5 belangrijkste beheerprocessen zijn geüniformeerd beschreven en in gebruik genomen met de livegang van één TOPdesk in februari 2018. Hiervoor zijn alle medewerkers en waar nodig klanten opgeleid in het gebruik. IT4IT neemt intern de eerste interne applicaties in beheer.

Document Management Systeem (DMS) van BZK implementeren

Implementatie van Digidoc, het DMS van BZK is gerealiseerd bij het DMT en de divisies Bedrijfsvoering en Services. Gestart is met een implementatietraject binnen de divisies Infrastructuur en Applicaties.  

Tijdsregistratie voor de kostprijssystematiek verbeteren

Het is belangrijk dat er volledig en op de juiste wijze tijd geschreven wordt. De nadruk bij het monitoren ligt vooralsnog op de volledigheid en daarna op de borging van de kwaliteit.

Volledig en op de juiste wijze tijdschrijven, is belangrijk.De nadruk bij het monitoren ligt vooralsnog op de volledigheid. We werken aan het beleggen van de borging van de kwaliteit van tijdsregistratie op logische plaatsen binnen de organisatie.

Meerjaren Personeelsplan (MPP) uitwerken

Het MPP is vastgesteld en gedeeld met DGVBR. Belangrijk onderdelen die inmiddels worden uitgewerkt zijn het functieharmonisatie-traject en leren & ontwikkelen van medewerkers en management.

Capaciteitsplanning inrichten (kennismanagement, personeelsinzet, capaciteitsbehoefte)

De inrichting van capaciteitsplanning hangt samen met het functieharmonisatie-traject dat in gang is gezet. Een dwarsdoorsnede is gemaakt van alle functies. EC O&P heeft een benchmark uitgevoerd naar onze functiewaardering in vergelijking met andere ICT-dienstverleners binnen het Rijk zoals DICTU, I&W, Logius en RWS. De harmonisatie is gestart bij de afdeling ERP en gebeurt verder binnen de divisies Infrastructuur, Applicaties en Services. Na afronding moeten alle medewerkers juist zijn ingeschaald en de verschillen in waardering zijn opgelost.

Instroom bevorderen door geslaagde arbeidsmarktcampagne, extra aandacht voor starters en lastige vacatures

Qua arbeidsmarktcommunicatie is veel gebeurd. In 2017 zijn in totaal 234 vacatures ingevuld, met het accent op lastig in te vullen posities. Onze arbeidsmarktcampagne heeft dit ondersteund, met extra aandacht voor Applicaties en sinds najaar 2017 Infrastructuur.

Medewerker Onderzoek (MO) uitvoeren

Het 2-jaarlijkse MO is in mei uitgevoerd, de resultaten waren in juni beschikbaar. Veel managers hebben de resultaten besproken in de teams en terugkoppeling gegeven over onderwerpen waar zij invloed op hebben. Organisatiebrede uitkomsten zijn vertaald in concrete acties. Vanaf eind 2017 hebben we een periodiek (maandelijks) medewerkersonderzoek waardoor we een frequentere meting hebben over de tevredenheid van medewerkers.

Trainingsprogramma’s rond houding en gedrag aanbieden (leiderschap en leren omgaan met veranderingen)

De cyclus van trainingen rond houding en gedrag is gestart. De eerste blokken over Wet Poortwachter en Resultaatgericht Sturen zijn in 2017 afgerond. Het blok Financieel Management voor managers van SSC-ICT, in samenwerking met DFEZ en de Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (RAFEB), loopt sinds najaar 2017.

Volwassenheid organisatie bepalen (niveau in het Capability Maturity Model voor Servicemanagement)

Voor het Bestuurlijk Overleg hebben we inzichtelijk gemaakt hoe SSC-ICT op weg is met kwaliteit en kwaliteitsmanagement. Er gebeurt veel en qua systematiek sluiten we aan bij het TQM/INK-model.

Aantoonbare kwaliteitsniveaus door audits van onder andere de ADR

Audits vinden plaats op basis van de auditkalender en geven inzicht in de mogelijke en vereiste verbeteringen en het kwaliteitsniveau.

Verbeteren van processen via Lean en procesaudits

De Lean-techniek ‘waardestroomanalyse’ wordt binnen SSC-ICT toegepast, bijvoorbeeld op het aanvragen van beheeraccounts; de procesgang is geanalyseerd en gestroomlijnd en de verbeteringen worden nu geïmplementeerd. Het management heeft trainingen Lean-leiderschap gevolgd, alle teams hebben een workshop gevolgd over de basisprincipes van Lean. Afdelingen en teams hebben Leaninstrumenten zoals dagstarts, weekstarts en Obeya’s geïmplementeerd om de sturing op de dagelijkse gang van zaken te verbeteren.

Regie op verbeteracties op basis van risicomanagement inregelen

Op basis van de In Control Verklaring is een verbeterplan opgesteld waarin de actiehouders zijn vermeld. De verbeteracties hebben geleid tot 5 projecten die moeten leiden tot een structurele oplossing voor de geconstateerde risico’s. Deze projecten (Beheeromgeving, Privileged Accountmanagement, Lifecycle Management Advanced Threat management en Security by Design) zijn belegd in de lijn en worden vanuit de directie bestuurd.

Tijd-, Plaats en Apparaat Onafhankelijk werken (TPAW) invoeren waar mogelijk

Binnen SSC-ICT is in de praktijk sprake van flexwerken met spelregels. Hoe we verder concreet omgaan met TPAW wordt meegenomen bij de centrale huisvesting van SSC-ICT op Koningskade 4 begin 2018.

Werken op de locaties aantrekkelijker maken

Bij de inrichting van de huisvesting van heel SSC-ICT op Koningskade 4 is veel aandacht voor het aantrekkelijker maken van het werken op deze locatie. FMH heeft het kantoorpand voorzien van eigentijdse zitjes en overlegplekken. Naast de begane grond, is ook het restaurant gerestyled. Er wordt daarbij bestaand kantoormeubilair van diverse ministeries hergebruikt.

Concentratie naar één locatie eind 2017 (inclusief verhuizing)

De verhuizing naar Koningskade 4 is eind december gestart met de eerste interne verhuizingen. In januari en februari 2018 kwamen de overige collega’s uit Zoetermeer over naar Den Haag. Overigens werken er ook nog tientallen SSC-ICT'ers op het ODC in Rijswijk en zijn er mensen werkzaam op de locatieteams in de grotere rijkskantoren.