De vernieuwde strategie van SSC-ICT: samen versnellen

‘Samen versnellen’ is de titel van de nieuwe meerjarenstrategie van SSC-ICT, die loopt tot eind 2028. Het opnieuw inrichten van de strategie, ook wel de herijking genoemd, is een proces geweest waarbij de hele organisatie én de afnemers uitgenodigd zijn om mee te praten.

De concrete stappen om de ambities voor de komende periode ook daadwerkelijk op tijd en effectief te realiseren – met name in de komende 12 tot 18 maanden – zijn al geschetst. Klaas: ‘Als we het hebben over de nieuwe strategie, dan ben ik vooral trots op hoe we deze samen hebben geformuleerd. Dit is gerealiseerd dankzij de inzet van onze volledige organisatie en externe belanghebbenden. De grootste uitdaging ligt vaak niet in de formulering, maar in de uitvoering. Om tot een effectieve executie van de strategie te kunnen komen, hebben we voor de komende 18 maanden 5 concrete doelen geformuleerd.’

De OKR-methodiek

Doelen en deelresultaten worden samengebracht en uitgezet in de tijd. Deze manier van werken heet de OKR-methodiek (Objectives and Key Results, red.) Binnen SSC-ICT wordt onder andere gebruikgemaakt van strategische, tactische en operationele OKR’s. Klaas: ‘OKR’s helpen inzichtelijk maken wat eenieder bijdraagt aan de herijkte meerjarenstrategie. Deze manier van werken brengt focus aan in de doelstellingen van SSC-ICT, daar waar die aandacht op dat moment het meest nodig is. De OKR-methodiek geeft duidelijk en concreet richting aan de executie van de strategie, waardoor we binnen de gehele organisatie nog beter dezelfde prioriteiten kunnen stellen. Bovendien zetten we onze medewerkers in hun kracht; we maken meer gebruik van hun kennis en ervaring. De gedachte hierachter is ook dat het gevoel van betrokkenheid stijgt op het moment dat je zelf mag bedenken hoe je aan een doelstelling bij kunt dragen. Je schat zelf in, op basis van jouw kennis en kunde, hoe jij een bijdrage levert aan het gemeenschappelijk belang, in plaats van dat dit voor jou wordt bedacht.’

OKR als werkwijze

Elk kwartaal wordt de realisatie van de tactische OKR’s geëvalueerd. ‘Door deze korte cadans creëren we een situatie waarin we sneller bij kunnen sturen, waar en wanneer dit nodig is,’ legt Klaas uit. ‘Een groot voordeel van deze werkwijze is dat we zo onze executiekracht vergroten. We zijn een grote organisatie met veel onderlinge afhankelijkheden. Door de OKR’s ook onderling af te stemmen organiseren we deze afhankelijkheden meer proactief. Tevens bespreken we periodiek wat we hebben geleerd, en hoe we deze lessen toepassen in het volgende kwartaal. Het is soms nog even wennen, maar ik ben ervan overtuigd dat deze nieuwe manier van werken ons helpt om koersvast te blijven. De OKR-methodiek sluit aan op onze denkwijze: samen aan ons succes werken door onze gemeenschappelijke doelen te behalen.’

Executiekracht

Naast periodieke evaluaties wordt de executiekracht binnen de nieuwe strategie intern nog verder versterkt. Hoe zorgt SSC-ICT ervoor dat klanten in de nabije toekomst sneller kunnen profiteren van nieuwe diensten? ‘Het vergroten van onze executiekracht staat centraal in onze nieuwe strategie,’ stelt Klaas. ‘Dat begint met een gezamenlijk doel, overzicht en heldere prioriteiten. Qua activiteiten kijk ik over de as van technologie, processen en mensen. Op technologisch vlak zetten we sterk in op meta-automation – het automatiseren van onze (IT-)werkzaamheden. We zijn een van de grootste IT-organisaties in Nederland, een zogeheten hoog-volume IT-organisatie. Dat betekent dat we in de huidige wereld van versnelde klantwensen, security en compliance niet anders kunnen dan zo veel mogelijk van onze werkzaamheden te automatiseren. Denk hierbij aan het automatiseren van het beheer van onze infrastructuur en onze applicaties. Wat betreft processen zetten we in op meer focus, autonomie en multidisciplinariteit in de teams. Hierdoor kunnen we afhankelijkheden beter organiseren, beter prioriteren en kunnen collega’s zich beter concentreren op die prioriteiten. Uiteindelijk zal dit leiden tot een snellere levering van onze diensten aan de afnemers. Daarnaast is het voor de collega’s ook leuker om samen sneller resultaten te boeken.’

Des te eerder, des te beter

De nieuwe strategie benadrukt logischerwijs ook de samenwerking met afnemers. Klaas heeft een heldere visie wat betreft het direct betrekken van de klanten bij de ontwikkeling en uitrol van nieuwe diensten. ‘We zijn een shared service organisatie (SSO), en dat betekent dat we diensten leveren die relevant zijn voor meerdere afnemers. We kunnen alleen een passende dienstverlening leveren als we de exacte behoefte van de klanten kennen. Hiervoor moeten we vroegtijdig en veelvuldig in gesprek gaan. Wat hebben onze afnemers nodig, en hoe kunnen we daar invulling aan geven? Vanuit die gedachte zullen we ook eerder prototypes en MVP’s* beschikbaar stellen. Zo kunnen we al in een vroeg stadium toetsen of we de goede kant op gaan met de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening. Voorbeelden van nieuwe diensten die we in nauwe samenwerking met onze afnemers ontwikkelen zijn onder andere Robotic Process Automation (RPA), dataplatform dienstverlening en de ontwikkeling van een soevereine AI-voorziening voor onze afnemers’, aldus Klaas.

De kracht van de medewerker

Een IT-organisatie heeft innovatie nodig om relevant te blijven. De nieuwe strategie besteedt daarom ruime aandacht aan innovatieve ontwikkelingen. Tegelijkertijd heeft SSC-ICT ook de medewerkers en de organisatiecultuur hoog in het vaandel staan. Hoe wordt de expertise van medewerkers ingezet om innovatieve oplossingen te ontwikkelen, zoals AI en RPA? Klaas: ‘In het proces van de herijking is aan onze medewerkers gevraagd waarom zij graag voor SSC-ICT werken. Wanneer doen wij het goed als organisatie? Vier antwoorden kwamen in de vele reacties sterk naar voren: passie voor IT, samenwerken, persoonlijke groei, en plezier in het werk. Deze 4 punten zijn nu verankerd in onze nieuwe strategie. We investeren hiermee (nog) meer in de kracht van onze mensen. SSC-ICT doet het leeuwendeel van het werk zelf en maakt relatief weinig gebruik van externe partijen. Dat vraagt om vakmanschap, maar ook om vertrouwen, ruimte en samenwerking. We hebben ontzettend veel eigen kennis en expertise in huis. Die betrekken we onder andere bij de ontwikkeling van nieuwe initiatieven. Uiteraard werken we ook, waar nodig, samen met de markt om onze blik breed te houden.’

Toekomstvisie langere termijn

Wat is uiteindelijk de rol van SSC-ICT binnen de bredere digitale transformatie van het Rijk - bijvoorbeeld via samenwerking met CIO Rijk of andere ODC’s? ‘Samen bereik je meer. Dat geldt ook in de samenwerking met andere dienstverleners binnen het Rijk,’ zegt Klaas. ‘Ik zie een toekomst voor me waarin we intensiever samenwerken én meer specialiseren in specifieke vakgebieden. Door kennis te concretiseren en schaarse middelen slim te verdelen, kunnen we profiteren van schaalvoordelen. De Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) is hiervoor een heel mooi instrument. Het doel is om samen met alle overheidsinstanties een versnelling te maken in de verdere digitalisering van de Rijksoverheid. Ik ben daar heel optimistisch over!’

Persoonlijke visie

En hoe ziet Klaas, naast zijn optimisme met betrekking tot een snellere digitalisering, de toekomst van SSC-ICT in 2028 voor zich (wanneer de nieuwe strategie afloopt)? Klaas: ‘Aan het einde van 2028 heeft de realisatie van onze strategie ons gebracht naar een situatie waar we nog beter toegerust zijn op een hoger volume IT-vragen, tegen lagere kosten en met meer tevreden afnemers. Ik zie graag dat afnemers ons in 2028 ervaren als een partner die levert wat is afgesproken en kan meebewegen en vernieuwen waar dat mogelijk is. Dat we een plek zijn waar mensen trots zijn op hun werk, en waar elke IT-professional zou willen werken.’

En wat betreft de klanten: wat kunnen zij doen om mee te bewegen in de richting van digitale autonomie en samenwerking? Klaas: ‘Ik vind dat we op het vlak van digitale autonomie als overheid een grote verantwoordelijkheid hebben. Laten we samen bepalen op welk vlak we inzetten op meer autonomie, en waar dit op dit moment nog minder relevant is. De toekomst van de digitale overheid – die maken we samen.’