Tekst Jesper Kooistra
Foto Wim van Beek
Robotics Process Automation (RPA) is software waarmee handmatige, repeterende werkzaamheden van medewerkers geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd. Dankzij RPA worden deze routinematige handelingen sneller uitgevoerd met minder kans op fouten. ‘Robotics’ betreft hierbij dus geen fysieke robot, maar een softwarerobot die als ‘virtuele assistent’ de medewerkers ondersteunt en het werk efficiënter maakt. In tijden van bezuinigingen is deze automatiseringsslag extra waardevol en nuttig. Met RPA versterkt SSC-ICT de ambitie om de Rijksoverheid wendbaarder en efficiënter te maken.
Geschatte leestijd:
5 minuten
De technologie achter RPA – procesautomatisering door middel van robotica – past binnen de bredere visie van SSC-ICT om digitale oplossingen te bieden die de werkprocessen verbeteren én het werkplezier vergroten. Begin 2025 zal SSC-ICT RPA als nieuwe dienst gaan aanbieden. Het biedt medewerkers als het ware een ‘virtuele assistent’ die hen repeterend (en over het algemeen vaak saaier) werk uit handen neemt. Dit stelt ze in staat om zich te focussen op taken die meer uitdaging en groeimogelijkheden bieden. RPA helpt niet alleen om sneller en effectiever te werken, maar ook om beter voorbereid te zijn op toekomstige uitdagingen, zoals bijvoorbeeld de krapte op de arbeidsmarkt.
RPA als dienst
Het RPA-projectteam van SSC-ICT bestaat uit onder andere Matthias Langendorff, projectleider van het overkoepelende project ‘RPA als dienst’ en Guido Ververs, Product Owner voor de nieuwe RPA-dienst. Matthias: ‘Voor toekomstige klanten van SSC-ICT betekent het afnemen van onze RPA-dienst het volgende: enerzijds krijgen zij op ons RPA-platform de mogelijkheid om zelf ‘virtuele assistenten’ (de eerdergenoemde softwarerobots) te (laten) bouwen. Anderzijds kunnen zij op het RPA-platform de ‘virtuele assistent’ inplannen en deze werk uit laten voeren. Het project ‘RPA als dienst’ levert eigenlijk alles wat nodig is om deze twee dingen voor onze toekomstige klanten mogelijk te maken.’ Guido vult aan: ‘Daarnaast ontwikkelen we ook een RPA Competence Center – de afdeling die het RPA-platform gaat beheren en klanten adviseert en ondersteunt bij het ontwikkelen van de ‘virtuele assistenten’.’
RPA in de PDC
In de producten- en dienstencatalogus (PDC) van SSC-ICT bestaat de RPA-dienst uit verschillende items. Het belangrijkste onderdeel is een soort basispakket. Matthias: ‘Hiermee krijgt een klant allereerst een eigen afgeschermde omgeving op het RPA-platform, waarbinnen de klant robots kan bouwen, testen en vervolgens kan inplannen en laten draaien.’ Guido vult aan: ‘Voor de bouw en het testen bieden we een RPA Studiowerkplek, die bestaat uit een digitale werkplek voor de RPA-ontwikkelaar, voorzien van UiPath Studio (RPA-tooling). Het daadwerkelijk draaien van de robot vindt plaats op een RPA Robotwerkplek (een digitale werkplek voor de robot voorzien van een UiPath robotlicentie). Een klant kan dus starten met RPA, met minimaal een Studiowerkplek en een Robotwerkplek binnen zijn omgeving. Vervolgens kan hij naar behoefte Studio- en Robotwerkplekken bijbestellen.’
Waarom RPA?
SSC-ICT ziet een (groeiende) behoefte ontstaan binnen de overheid om gebruik te maken van RPA-techniek en speelt hier uiteraard op in. Matthias vertelt: ‘We zagen dat er veel vraag was naar maatwerkprojecten met RPA, bijvoorbeeld vanuit het ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarom hebben we besloten om een generieke dienst te ontwikkelen die breder inzetbaar is. Zo kunnen we voldoen aan verschillende behoeften van meerdere departementen.’
RPA automatiseert repetitieve processen met vaste patronen en een hoog volume. ‘Het draait om handmatige, repeterende en foutgevoelige processen,’ legt Matthias uit. ‘Denk aan processen in financiële administraties zoals het verwerken van facturen, of aan processen rondom visumaanvragen bij Buitenlandse Zaken.’ Guido benadrukt dat het effect direct merkbaar is: ‘Minder fouten, snellere doorlooptijden en meer ruimte voor medewerkers om zich te richten op waardevolle taken. RPA biedt niet alleen mogelijke oplossingen voor de nieuwe bezuinigingsopdracht vanuit het kabinet en de toekomstige capaciteitsproblemen door vergrijzing, maar vergroot ook het werkplezier en maakt het werk efficiënter. Het mooie van RPA is dat het gebruikmaakt van bestaande systemen, wat de implementatie eenvoudiger maakt. RPA kan zo zorgen voor een snellere, meer wendbare Rijksoverheid.’

Waarom nu?
Hoewel RPA al enige tijd binnen de Rijksoverheid wordt toegepast, is nu het juiste moment om deze technologie breder uit te rollen. Matthias legt uit dat het Transformatieprogramma van SSC-ICT (2022-2024) het project een belangrijke impuls heeft gegeven: ‘Er was al langer behoefte aan een generieke dienst op het gebied van RPA, maar dankzij het Transformatieprogramma werd er budget beschikbaar gesteld en konden we echt stappen zetten.’ Guido voegt toe: ’De ervaring leert dat RPA pas optimaal kan werken als een (software)robot over dezelfde digitale werkomgeving beschikt als de rijksmedewerker, zoals we die verzorgen vanuit SSC-ICT. De RPA-markt is inmiddels volwassen geworden met een aantal grote spelers. De geselecteerde RPA-tooling UiPath wordt ook al breder binnen het Rijk gebruikt, wat kan zorgen voor kennisdeling en hergebruik. Robots kunnen nu ook werken met API’s (Application Programming Interface, red.) van applicaties, waardoor ze minder gevoelig zijn voor wijzigingen in de gebruikersinterface van die applicaties. De toekomstige mogelijkheden door de combinatie met Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie, red.) zijn ook interessant, omdat een robot dan complexere taken kan gaan uitvoeren.’
Wat staat er op de planning?
Het team werkt momenteel aan de eerste release van het generieke RPA-platform en het opzetten van het RPA Competence Center. Matthias vertelt: ‘We bereiden ons voor op de onboarding van klanten zoals het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, dat al robots gebruikt in een maatwerkomgeving. Deze robots zullen straks migreren naar ons generieke platform.’ Guido benadrukt dat SSC-ICT ook intern stappen zet: ‘We brengen kansrijke processen in kaart, zoals het NSK-offerteproces (Niet-standaard klantverzoek), om RPA ook binnen SSC-ICT in te zetten. Onze Chief Financial Officer (CFO) Simone Dobbelaar treedt op als ambassadeur van RPA, dus ook vanuit de directie is er draagvlak en motivatie om RPA verder uit te rollen.’
Naar verwachting komt RPA als dienst begin 2025 beschikbaar voor de eerste klanten. ‘Na de lancering verwachten we dat zaken in een stroomversnelling komen,’ zegt Matthias. ‘In de eerste helft van 2025 hopen we meerdere klanten te kunnen onboarden. Daarnaast denken we na over de doorontwikkeling van het platform, waarbij we de klanten betrekken die onze RPA-dienst afnemen.’
Het RPA-team organiseert kennissessies en presentaties om geïnteresseerde collega’s en toekomstige klanten mee te nemen in de mogelijkheden van RPA. ‘Voor vragen over RPA kunnen geïnteresseerden altijd contact opnemen met Guido of met mij,’ sluit Matthias af.
Meer informatie
Wil je meer weten over RPA en de bijbehorende diensten? Mail dan naar ssc-ict-rpa@minbzk.nl, of neem contact op met Matthias Langendorff of Guido Ververs. Op de eerstvolgende klantendag op 22 mei worden er tevens presentaties gegeven over RPA om meer over RPA en deze dienst te weten te komen.