Tekst Alexandra Claessens
Foto Wim van Beek
Het is inmiddels bijna 4 jaar geleden dat Annemiek Beijer (afdelingsmanager Projecten en Specialisaties) samen met een aantal collega’s besloot om te starten met agile werken. Wat klein begon – in de Bètazaal op de Koningskade en tijdens de pandemie online met enkele teamleden – is inmiddels uitgegroeid tot een werkwijze voor honderden collega’s uit alle drie de business units (BU’s) van SSC-ICT. Transparantie, wendbaarheid en samenwerken zijn daarbij belangrijke speerpunten. In de komende jaren wil SSC-ICT deze werkwijze verder professionaliseren, en daarbij ook klanten actief betrekken om nog wendbaarder te worden.
Geschatte leestijd:
5 minuten
Het idee van agile werken is ontstaan toen Annemiek op zoek ging naar een verandering van werkwijze binnen haar teams. Ze wilde ervoor zorgen dat teamleden weer meer plezier uit hun werk haalden. Daarnaast was er de behoefte om het werk zelf transparanter te maken voor directe collega’s, maar ook voor de rest van de organisatie en de klanten. Op zoek naar verbetering keek ze samen met een aantal collega’s naar hoe grote bedrijven dit soort uitdagingen aanpakten. Al snel kwam ze uit bij het concept van agile werken.
Annemiek: ‘We wilden iets veranderen bij BIS. De transparantie moest omhoog en we wilden aantonen waar wij dagelijks mee bezig zijn. Zo kunnen collega’s trots zijn op hun werk: de prestaties zijn (beter) zichtbaar. Dankzij de agile werkwijze krijgen collega’s meer verantwoordelijkheid over hun eigen planning, werken ze nauw samen met teamleden en mogen ze meedenken over de inhoud van het werk. Tegelijkertijd zorgt agile werken ook voor een transparante en duidelijke planning. Bijna vier jaar geleden organiseerden we het eerste PI-event (Planning Interval-event). Dat had toen nog niks te maken met de huidige vorm van het evenement. Het was destijds plakken met memo’s op grote vellen bruin papier, daarna geheel digitaal en kleinschalig vergeleken met nu.’
Transparantie en wendbaarheid
Bij agile werken staat transparantie en wendbaarheid centraal. Grote projecten worden onderverdeeld in kleine, behapbare tussenstappen. Elk team maakt op basis van vooropgestelde prioriteiten een eigen planning, waarin ze deze tussenstappen in zogenaamde sprints van twee weken oplossen. Om een haalbare planning te kunnen maken, is onderlinge afstemming cruciaal.
Annemiek: ‘Door de teams meer verantwoordelijkheid te geven, kwam het plezier in het werk zichtbaar terug. Goede samenwerking tussen de teams is noodzakelijk: je moet het efficiënt en effectief met elkaar over de inhoud van je werk hebben om tot een haalbare planning te komen. De manier van samenwerken binnen en tussen de teams verandert. Je kunt eigenlijk spreken van een ware cultuurverandering.’

3 Agile Release Trains
Beetje bij beetje haakten er meer collega’s en afdelingen aan op de agile manier van werken. Om de agile werkwijze op te schalen is er gekozen om het SAFe-model (Scaled Agile Framework) te gebruiken. Waar andere agile-modellen vooral focussen op de werkwijze van één team, helpt het SAFe-model om relaties tussen verschillende teams in kaart te brengen en agile aan te sturen.
Teams werken hierbij in zogenaamde Agile Release Trains (ARTs) samen aan één waardeketen. Tijdens het tweedaagse PI-event, dat aan het einde van elk kwartaal plaatsvindt, werken de teams binnen de ARTs een planning uit en presenteren deze aan de rest. Stakeholders binnen de organisatie zijn hierbij ook aanwezig om afhankelijkheden direct te bespreken en mogelijke problemen ter plekke op te lossen.
Annemiek: ‘Sinds het PI-event in september hebben we een derde Agile Release Train, die van de Business unit IT Standaard Services (BST). Natuurlijk is nog niet alles perfect. Maar gelukkig gaat de samenwerking tussen de BU’s steeds beter, omdat collega’s elkaar steeds beter kunnen vinden. Op die manier ontstaan steeds meer spontane samenwerkingen.’
Agile werkwijze verder professionaliseren
Op dit moment staat agile werken bij SSC-ICT in het teken van verder professionaliseren. Zo worden er steeds meer collega’s ingewerkt en getraind op het gebied van de nieuwe werkwijze, en wordt de samenwerking tussen de business units verder versterkt. Daarnaast wil SSC-ICT in 2025 de klantwaarde verhogen. Het onderwerp agile werken is vanaf dat moment dan ook belegd bij één van de DT-leden van SSC-ICT, Chief Financial Officer (CFO) Simone Dobbelaar.
'We moeten als organisatie steeds wendbaarder werken, en SAFe agile is daar een belangrijk onderdeel van. Als overheidsorganisatie hebben we een minimale mate van sturing nodig. Zo zorgen we ervoor dat we compliant zijn op strategische prioriteiten, mensen en het sturen van middelen.' - Simone Dobbelaar, CFO
Nieuwe sessies
Naast de PI-events wil de agile stuurgroep de focus in de komende tijd ook op andere belangrijke momenten van het kwartaal leggen, bijvoorbeeld op de Inspect-en-Adapt-sessies. Deze sessies vinden aan het eind van elk kwartaal plaats, één of twee weken voor het PI-event. Tijdens deze sessies kijken vertegenwoordigers van de ARTs samen terug op de afgelopen maanden en concluderen zij wat er in het volgende kwartaal beter kan. Deze conclusies worden voor een betere planning meegenomen naar het volgende PI-event. Door deze sessies structureel te houden wordt de werkwijze verder geprofessionaliseerd.
Om de werkwijze nog transparanter te maken staan er ook System Demo’s op de planning. Annemiek: ‘De teams houden op dit moment al technische demo’s, waarbij ze aan elkaar laten zien waar ze tijdens het afgelopen kwartaal aan hebben gewerkt. Zonder technische achtergrond is het soms lastig te volgen, maar voor de teamleden zelf is het een belangrijk moment om elkaar op de hoogte te houden. De volgende stap is een System Demo, waarin we de belangrijkste ontwikkelingen laten zien. De insteek hierbij is dat ook collega’s en externe stakeholders zonder technische achtergrond begrijpen waar we het over hebben,’ zegt Annemiek.
De rol van de klant in een agile organisatie
De klant speelt ook een belangrijke rol bij het verder professionaliseren van de agile werkwijze. Annemiek: ‘In het ideale scenario betrekken we de klant bij het gehele proces: van de planning tijdens het PI-event tot aan de System Demo’s. Op die manier kunnen we nog transparanter werken en zijn we in de planning nog wendbaarder, omdat we rekening kunnen houden met de omstandigheden bij ons én aan de klantkant. Op dit moment hebben we intern nog wat stappen te zetten, maar we kijken hoe we dit proces in gang kunnen zetten. Een goede samenwerking met onze klanten is daarvoor cruciaal.’