Serviceportfolioboard: van product naar dienst

Het serviceportfolioboard of SPB is een middel om de dienstenportefeuille van SSC-ICT te bewaken en gecontroleerd te laten groeien of krimpen. Naast Judith bestaat het SPB uit verschillende collega’s van SSC-ICT.  Deze groep beoordeelt vanuit verschillende invalshoeken (techniek, security, rijksbeleid, financiën, standaardisatie en klantperspectief) de haalbaarheid en wenselijkheid van veranderingen in de dienstenportefeuille.

Nieuwe producten

Ideeën voor nieuwe producten binnen de dienstverlening worden aangedragen door collega’s binnen SSC-ICT. Dat kan een manager zijn, een algemeen medewerker, maar bijvoorbeeld ook een relatiemanager die bij een of meerdere klanten een behoefte heeft geconstateerd. Voordat een idee in het SPB wordt geagendeerd moet er binnen SSC-ICT een manager zijn die verantwoordelijk is voor de toekomstige dienst, anders bestaat het risico dat het een ‘losse flodder’ blijft. Onder deze verantwoordelijkheid valt de verdere ontwikkeling en het beheer van de dienst, en de uiteindelijke levering aan de klant. 

‘Maar het aandragen van een (nieuw) ICT-product betekent niet dat er direct een nieuwe ICT-dienst ontstaat,’ stelt Judith. ‘Er is heel veel nodig om van een product een dienst te kunnen maken. Kunnen we een dienst wel onderhouden, en wat doen we als er een storing komt? Past het product wel in de strategie van SSC-ICT en zijn er misschien meer klanten die er iets aan hebben? Dit soort vragen bespreken we in het SPB. Het idee is dat we als SSC-ICT in gezamenlijkheid besluiten welke diensten we leveren, welke nieuwe diensten erbij komen en welke diensten we uitfaseren.’ 

Verspreide eilandjes

In het verleden kon elke afdeling een dienst ontwikkelen of aanpassen, maar dit was niet zonder risico. Judith: ‘Er ontstonden in het geval van een storing vaak problemen met dergelijke diensten, het waren eigenlijk allemaal verspreide eilandjes zonder onderlinge communicatie. Wanneer een dienst niet bekend is binnen de gehele organisatie, kan bijvoorbeeld onze Servicedesk niet volledig helpen of ondersteunen in geval van nood. Ook liepen we ertegenaan dat lang niet alle teams die uiteindelijk nodig waren voor het ondersteunen of faciliteren van de nieuwe dienst, ook de benodigde capaciteit hadden. Zodoende worden deze beslissingen nu organisatiebreed genomen binnen het SPB. Voor klanten is zo’n organisatiebrede beslissing natuurlijk ook heel relevant, omdat het belangrijk is dat een product goed wordt ondersteund.’

Beoordelingsproces

In het serviceportfolioboard wordt door alle disciplines binnen SSC-ICT (bijvoorbeeld architectuur en security) meegedacht over het opnemen van een nieuw voorgedragen product. Ook wordt er onder andere getoetst of de Servicedesk de te ontwikkelen dienst kan ondersteunen, of er wel personele capaciteit is en of de dienst misschien de werking van een bestaande applicatie beïnvloedt. Daarnaast wordt bekeken wat de financiële consequenties van deze inhoudelijke keuzes naar verwachting zullen zijn.

Na een presentatie van een mogelijk nieuw product in het SPB wordt een inschatting gemaakt van de levensvatbaarheid van het product. Wanneer een aanvraag is goedgekeurd binnen het SPB wordt het proces in gang gezet om het product uit te gaan werken tot dienst, die breed aangeboden kan worden. Vaak is het echter noodzakelijk dat collega’s na de presentatie in het SPB nog even teruggaan naar de tekentafel om laatste aanpassingen te verwerken, en op een later moment terugkomen met een aangepast plan. Uiteindelijk komt er dan een implementatieplan om de nieuwe dienst echt in productie te nemen. Communicatie naar de afnemers over wat er wanneer verandert in de dienstverlening – en wat dit doet met de (indicatieve) tarieven die zij aan SSC-ICT betalen – is daarbij belangrijk. Afnemers willen de veranderingen en de financiële gevolgen van die veranderingen tijdig aan zien komen.

Toekomst

In welke richting kan het SPB zich in de toekomst ontwikkelen? Judith filosofeert over mogelijke aanvullingen op het SPB. ‘We werken nu nog behoorlijk ad hoc: iemand binnen de organisatie heeft een idee, en dat gaan we toetsen. Maar je zou eigenlijk willen dat we meer vanuit strategische thema’s werken. Welke domeinen pakken we aan? Waar willen we als Rijksoverheid én in het bijzonder als SSC-ICT in uitblinken? Als we dat nog duidelijker voor onszelf kunnen concretiseren, dan kan een SPB ook toetsen aan die uitgangspunten. Bij SSC-ICT gaan we met SAFe-Agile werken en dat is een goed framework om die strategische thema’s in te benoemen.’ Ook wordt er binnen SSC-ICT gewerkt aan een herijking van de meerjarenstrategie, waarbij ook de missie en visie van SSC-ICT opnieuw worden vormgegeven. Die missie en visie zijn straks een leidraad voor het SPB om te toetsen of de nieuwe dienstverlening past binnen de strategie van SSC-ICT. Zo komt de ambitie om ‘de vertrouwde IT-partner van en voor het Rijk’ te zijn, steeds dichterbij.