Microsoft Teams: een moderne manier van (samen)werken

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform dat gebruikt kan worden om online te communiceren. De vraag naar dergelijke manieren van samenwerken is de afgelopen jaren – mede vanwege de coronapandemie en het hybride werken – toegenomen. Op de langere termijn is het de bedoeling om de samenwerking met collega’s, klanten en leveranciers volledig via Teams uit te voeren. Fase 1 stond in het teken van chatten en videobellen. Fase 2 biedt de mogelijkheid om samen gelijktijdig te werken aan documenten, ook tijdens het videovergaderen. Teams is een laagdrempelig, breed platform waarmee de gebruiker gemakkelijk het overzicht van de werkzaamheden bijhoudt. Alle informatie – zoals documenten, contacten en e-mails – staat bij elkaar. Het is, zoals Irina Zijlstra-Sedletska het verwoordt: ‘een andere manier om met informatie om te gaan én een moderne manier van (samen)werken.’

Voor- en nadelen

Volgens Irina biedt Teams meer dan alleen wat handige features. ‘Het is een krachtig en veelzijdig platform, dat een structurele, veilige, moderne manier van samenwerken biedt. Bovendien bevordert Teams de samenwerking met andere partijen die er ook gebruik van maken. Interdepartementaal, maar ook met leveranciers en klanten. Het brengt mensen bij elkaar in één virtuele werkomgeving.’ Een van de pluspunten is volgens Irina de synchronisatie tussen verschillende apparaten. Irina: ‘Deze gaat volledig automatisch, je hoeft er niets voor te doen. Teams gaat zonder problemen verder op je telefoon, zelfs als je midden in een vergadering wisselt van laptop naar mobiel apparaat. Dat is echt een mooie toevoeging om flexibel te werken.’

Maar wat is dan precies de handigste functionaliteit in Teams, volgens haar? ‘Voor mij is dat de app Tasks’, aldus Irina. ‘Als je een team hebt waarmee je aan een bepaald onderwerp, product of project werkt, dan kun je in Tasks tijdens (en na) fase 2 alle taken noteren, mensen aanwijzen, deadlines koppelen, notities toevoegen en documenten linken en deze gezamenlijk bewerken. Je ziet in één oogopslag wie waarbij betrokken is, wie wat kan bijwerken en wat er al is afgerond.’

Veranderingstraject

Zijn er dan echt geen nadelen aan het werken met Teams? Irina: ‘Jawel, al zijn het misschien niet zozeer nadelen, maar is het eerder een verandering van werkwijze. En dat laatste is meteen ook de grootste uitdaging binnen de gehele uitrol van Teams. Deze uitrol is een veranderingstraject. De gebruiker grijpt snel naar wat bekend is: Ik ken Webex, dus daar ga ik mijn meetings mee inplannen. Het is onze hoop, en ons doel, dat mensen anders gaan denken over hun werk(wijze) en de keuzes die ze daarin maken. Dat is nodig voor een succesvolle uitrol van MS Teams, waarbij een optimale samenwerking centraal staat. De werkwijze verandert, waarbij ambtenaren in de toekomst hopelijk niet meer eerst Outlook openen om hun mail te bekijken, maar direct Teams opstarten om te zien wat voor werk er ligt.’

Is fase 1 omarmd door de departementen?

Tamara Vellema legt uit dat de focus al vanaf het begin lag op de adoptie van deze nieuwe, omvangrijke applicatie. Tamara: ‘De doelstelling was (en is) dat gebruikers Teams niet alleen leren kennen, maar ook echt blijven gebruiken en de toegevoegde waarde ervan inzien. We hebben bij elk departement een adoptieteam samengesteld waarmee het adoptietraject wordt opgezet en uitgevoerd. We hebben gemerkt dat de adoptie in fase 1 minder goed opgepakt werd dan wij zouden willen. Een van de redenen is dat nog niet alle functionaliteiten beschikbaar waren. Hierdoor was de meerwaarde van Teams niet altijd duidelijk. Daarnaast werd Teams in fase 1 vooral als vervanging van Webex en Skype gezien, aangezien er nog geen samenwerkfunctionaliteit was.’

Desalniettemin zijn het slechts hordes die genomen moeten worden, vertelt Tamara. ‘De pilot heeft ons heel veel waardevolle informatie gegeven over hoe gebruikers reageren, waar wij als projectteam op moeten letten en wat er verbeterd kan worden. Bovendien hebben we een goede samenwerking opgebouwd met onze klanten. We hebben met de departementen afgesproken om de adoptie vanaf fase 2 weer nieuw leven in te blazen. We zijn ervan overtuigd dat de departementen Teams gaan omarmen, door de aanwezigheid van nieuwe samenwerkingsfunctionaliteiten en duidelijke regels op het gebied van informatiehuishouding.’

Informatiehuishouding

In het najaar van 2022, tijdens de aanloop naar fase 2, was het nodig om meer aandacht te gaan geven aan de informatiehuishouding. Tamara: ‘Fase 2 gaat immers over het delen van data in de cloud. Mede omdat dit allemaal nieuwe vraagstukken oplevert wat betreft de informatiehuishouding, hebben we ervoor gekozen om een uitgebreidere governancestructuur (governance is een vastgelegde structuur met rolbeschrijvingen, red.) in te richten binnen het projectteam van SSC-ICT. Die governance bestaat uit de sporen Techniek (de implementatie van fase 2), Informatiehuishouding, Gebruikersadoptie, Security en Beheer. Deze governance heeft een stevige stuurgroep, waarbinnen ook de klanten zijn vertegenwoordigd. Alex van Leeuwen (SZW) vertegenwoordigt de afnemers in een senior user rol.

Volgens Tamara zal vanaf fase 2 de informatiehuishouding concreet zichtbaar zijn. Fase 2 betekent werken met data in de cloud en dat houdt in dat de eindgebruiker bewuster omgaat met het verspreiden van informatie. Daarom gaan we de vertrouwelijkheid van gegevens classificeren, waarbij elk document en elke e-mail een label krijgt. Daarmee geef je aan: mag de informatie door iedereen gezien worden of alleen door specifieke personen? Het labelen heeft niet direct met Teams te maken, maar geldt wel vanaf fase 2 binnen Microsoft 365. In de adoptie geven we hier extra aandacht aan. Teams is geen Document Management Systeem, dus er zullen ook werkafspraken worden gemaakt om data te archiveren in bestaande DMS-systemen.’

Data delen in de cloud

Maar hoe zit het dan precies met de veiligheid van de cloud? Tamara: ‘Teams is veilig om mee te werken. Dit is de conclusie vanuit het cloud risico-assessment dat is uitgevoerd. In april zijn er informatiesessies georganiseerd met de CISO’s van de departementen om hen mee te nemen in deze uitkomsten. Het projectteam moet de boodschap gaan brengen dat Teams wel degelijk een veilig platform is om in te werken.’ Irina beaamt dit: ‘Er ontstaat soms zoveel ruis over wat wel of niet veilig is. Het kan heel snel allerlei kanten opgaan. Dat willen wij als projectteam ook zoveel mogelijk rechttrekken, door de boodschap te brengen dat alles gecheckt is, en dat het veilig is.’

Hoe gaat het projectteam dat borgen? Irina: ‘Dat is een kwestie van herhaling. Je kunt niet alle informatiestromen controleren. Binnenkort wordt ons team wederom versterkt door twee communicatieadviseurs die ons hierbij gaan helpen, en om de adoptie zo goed mogelijk te laten verlopen. We gebruiken verschillende middelen, maar ons verhaal blijft hetzelfde, en dat blijven we herhalen. Het is van groot belang dat de gebruiker Microsoft Teams in fase 2 écht gaat gebruiken, gaat ontdekken, vragen gaat stellen en ons feedback geeft. Alleen dan kunnen wij de dienst verbeteren en deze zo goed mogelijk aan laten sluiten op de behoeften van de eindgebruikers.’

Focus op fase 2

Irina: ‘Op 12 april zijn we binnen SSC-ICT live gegaan met fase 2. We organiseren nu de eerste trainingen en inloopspreekuren. Zo krijgen we ook een beter beeld van het gebruik, de adoptieweerstand en de technische en functionele issues. Dit nemen we mee in het nieuwe adoptieplan voor de departementen.’

Tamara benadrukt dat de departementen zich goed moeten voorbereiden en dat fase 2 niet met één druk op de knop beschikbaar is. ‘Er zijn een aantal factoren die een rol spelen bij het uitrollen van fase 2. Zo is het, net als in Fase 1, een voorwaarde dat de CISO’s van de departementen positief advies geven. Daarnaast is het belangrijk dat er een duidelijk plan ligt bij het departement hoe de informatiehuishouding wordt geregeld. En uiteraard moeten we het adoptietraject fase 2 goed afstemmen en voorbereiden met onze klanten. Mogelijk krijgen de departementen de keuze om eerst met een beperkte groep live te gaan.’